Mwongozo wa kuajiri: Afisa wa uhifadhi nafasi
Afisa wa uhifadhi nafasi hushughulikia maswali ya wageni au washirika, hukagua nafasi zilizopo, huandika taarifa za booking, na hutuma uthibitisho au maelezo ya ufuatiliaji. Katika hoteli, lodge, kampuni ya safari au ofisi ya usafiri, kazi hii huunganisha ombi la mteja na huduma ambayo eneo au kampuni inaweza kutoa. Mwongozo huu unageuza kazi hiyo kuwa tangazo linaloeleweka na mpango wa mapitio unaolenga ushahidi wa kazi, si orodha ndefu ya masharti.
Hali ya ajira katika eneo hili
Kazi hii hupatikana katika mazingira kama Ofisi ya uhifadhi nafasi ya hoteli inayopokea maombi ya vyumba, tarehe, bei na taarifa za mgeni, Lodge au ofisi ya safari inayoratibu malazi na maombi ya uhamisho wa wageni, Kampuni ya ziara au wakala wa safari anayejibu maswali ya ratiba na booking. Taja mazingira halisi, idara na mtu ambaye nafasi hii itaripoti kwake ili waombaji waelewe wajibu wake.
Majukumu ya kawaida yanajumuisha Kukagua nafasi zilizopo na bei zilizoidhinishwa kabla ya kutoa chaguo la chumba, uhamisho au shughuli, Kuingiza majina, tarehe, mawasiliano, maombi maalumu na kumbukumbu za malipo ya awali kwa usahihi kwenye mfumo wa uhifadhi nafasi au rekodi ya booking, Kutuma uthibitisho wenye tarehe, huduma zilizojumuishwa, taarifa za kuwasili na masharti ya booking yaliyochapishwa. Chagua yale yanayohusika na nafasi yako badala ya kunakili kila jukumu linaloweza kufanywa na mtu wa cheo hiki.
01
Kukagua nafasi zilizopo na bei zilizoidhinishwa kabla ya kutoa chaguo la chumba, uhamisho au shughuli; Kuingiza majina, tarehe, mawasiliano, maombi maalumu na kumbukumbu za malipo ya awali kwa usahihi kwenye mfumo wa uhifadhi nafasi au rekodi ya booking
Eleza kile mtu atakachofanya mara kwa mara na kile atakachomiliki mwenyewe.
02
Kutumia mfumo wa uhifadhi nafasi, jukwaa la booking au spreadsheet kwa usahihi wa tarehe, majina na aina za vyumba; Kusoma mipango ya bei, huduma zilizojumuishwa na masharti ya booking bila kukisia kilichomo; Kuuliza na kuandika kwa uwazi kwenye simu au barua pepe ili kuthibitisha taarifa za booking
Tenganisha ujuzi wa lazima na ule unaoweza kufundishwa kazini.
03
Rekodi ya booking iliyofichwa taarifa binafsi au mfano wa kazi unaoonyesha usahihi wa tarehe, mgeni na hatua ya booking; Marejeo ya kazi yanayoweza kuthibitisha jinsi ulivyoshughulikia uthibitisho, mabadiliko au kufutwa kwa bookings; Mfano wa makabidhiano uliowasilisha mabadiliko ya muda wa kuwasili kwa timu inayohusika
Omba mifano inayoweza kuelezwa au kuthibitishwa, si miaka ya uzoefu pekee.
04
Afisa wa uhifadhi nafasi anaweza kuendelea kuwa Afisa mwandamizi wa uhifadhi nafasi au Afisa wa mauzo na uhifadhi nafasi; Kwa uzoefu mpana wa front office, anaweza kuelekea kwenye Meneja wa uhifadhi nafasi au nafasi ya mapokezi; Uzoefu wa booking za safari na utalii unaweza kufungua njia ya uhifadhi wa ziara au uratibu wa safari
Eleza nafasi hii ilipo katika timu na njia ya maendeleo kama ipo.
Njia ya vitendo kutoka nafasi hadi mapitio ya waombaji
Tumia vigezo vichache vinavyohusiana moja kwa moja na kazi, kisha andika ushahidi unaounga mkono kila uamuzi.
Anza na majukumu kama Kukagua nafasi zilizopo na bei zilizoidhinishwa kabla ya kutoa chaguo la chumba, uhamisho au shughuli na Kuingiza majina, tarehe, mawasiliano, maombi maalumu na kumbukumbu za malipo ya awali kwa usahihi kwenye mfumo wa uhifadhi nafasi au rekodi ya booking, kisha eleza kiwango cha uwajibikaji.
Tafuta ushahidi kama Rekodi ya booking iliyofichwa taarifa binafsi au mfano wa kazi unaoonyesha usahihi wa tarehe, mgeni na hatua ya booking na Marejeo ya kazi yanayoweza kuthibitisha jinsi ulivyoshughulikia uthibitisho, mabadiliko au kufutwa kwa bookings. Usiweke cheti kisichohitajika na kazi.
Waulize waombaji kuhusu Eleza hatua za ombi kuanzia swali la kwanza hadi booking kuthibitishwa na Eleza ungefanya nini kama tarehe zilizoombwa haziendani na nafasi iliyopo, kisha linganisha majibu kwa vigezo vilevile.
Anza na kazi inayopaswa kufanywa. Ujuzi kama Kutumia mfumo wa uhifadhi nafasi, jukwaa la booking au spreadsheet kwa usahihi wa tarehe, majina na aina za vyumba na Kusoma mipango ya bei, huduma zilizojumuishwa na masharti ya booking bila kukisia kilichomo unaweza kuonyeshwa kupitia uzoefu tofauti, hivyo pima ushahidi unaohusika badala ya cheo cha zamani pekee.
Weka kiwango au makubaliano ya malipo inapowezekana, pamoja na malazi, chakula, usafiri au marupurupu yanayohusika. Usiahidi faida ambazo hazijathibitishwa.
Hapana. Safari Gigs husaidia kutangaza nafasi na kupanga maombi. Mwajiri anawajibika kwa mahojiano, ukaguzi, ofa na uamuzi wa mwisho.
Fungua akaunti ya mwajiri, ongeza taarifa za kampuni yako, kisha andaa nafasi ambayo waombaji wanaweza kuielewa vizuri.